В сегодняшних условиях для руководителей особо важно постоянно "держать руку на пульсе" и отслеживать малейшие тревожные симптомы отклонения от назначенных целей, планов, ритма производства и наполненности финансовых потоков и т. д. Для таких руководителей в конфигурации "Комплексная автоматизация" системы программ "1С:Предприятие 8" введен специальный системный отчет с названием Монитор эффективности. В.Н. Хомичевская, независимый консультант, рассказывает о его возможностях, а также его настройках под задачи конкретного предприятия.

Организация как организм

Существует много вещей и явлений, с чем можно было бы сравнить бизнес - как в целом, так и по его отдельным составляющим. Однако, на взгляд автора, самое подходящее, системное сравнение - с живым организмом. Видимо, не случайно, в словах "организм" и "организация" - одинаковый корень - "орган"! Их, органов, в организме много, каждый отличен от другого, каждый имеет узкую, строго определенную ему функцию. Но, поскольку все они теснейшим образом взаимосвязаны и взаимозависимы, то когда они работают вместе, слаженно и дружно, выполняя качественно каждый свою задачу - мы получаем здоровый и бодрый организм. Так же и в бизнесе (фирме, компании, организации или предприятии) - если каждому подразделению четко определены функции в общем потоке бизнес-процессов, и они неукоснительно выполняются, в согласии с общим процессом - мы имеем идеально развивающийся бизнес. Причем, устойчивый практически к любым внешним воздействиям так же, как устойчив к ним идеально и слаженно работающий организм.

Но стоит дать сбой какому-то из отдельных органов, то страдать - в бОльшей или меньшей степени - начинает весь организм в целом. То же и в бизнесе - вовремя не отследили погашение задолженности клиентов - страдают закупки, что-то "прошляпили" логистики - начались проблемы у производства, упали продажи - под угрозой выплаты по кредитам - и т. д. То есть, цепочка взаимосвязанных и не вполне заметных поначалу причин может привести к последствиям - проблемам. И порой тому, кто управляет бизнесом, бывает сложно диагностировать истинную причину их возникновения.

Тут снова вполне логично сравнение с организмом, на этот раз организмом, подверженным какому-то недомоганию, когда причина не ясна. Или возможных причин - несколько, но необходимо понимать: какая из них - главная, а какие - второстепенные, какая из них - именно причина, первоисточник проблемы, а какие - лишь ее последствия?

Организм, если это организм человека, имеет прекрасную возможность комплексной диагностики - благо инструментарий современной медицинской науки богат на приборы как аналитического, так и мониторингового характера, они дают возможность отследить параметры функционирования организма как в статике, так и в динамике. Опытный врач с их помощью назначит самое точное и нужное для данной конкретной ситуации лечебное, корректирующее работу организма воздействие. И не резон доводить ситуацию до той точки, которая уже не поддается лечению, а исправляется лишь хирургическим вмешательством.

Но если каждый человек сам ответственен за состояние своего здоровья, его мониторинг и принятие решения о профилактике или лечении, то, снова вернувшись к теме бизнеса как организма, необходимо констатировать, что за здоровье "бизнеса" в целом отвечает руководитель, а за "здоровье" отдельных функциональных органов-подразделений - менеджеры соответствующего уровня и компетенций.

Совершенно очевидно, что можно пренебрегать методами профилактики или своевременной корректировки возникающих проблем внутреннего или внешнего характера, можно по какой-то причине просто их не увидеть, не отследить, и тем самым довести "организм" организации до необходимости "хирургического вмешательства". А можно, образно говоря, "держать руку на пульсе" и отслеживать малейшие тревожные симптомы отклонения от назначенных целей, планов, ритма производства и наполненности финансовых потоков и т. д. Другими словами - симптомы снижения эффективности бизнеса.

Для тех руководителей и менеджеров, которые настроены на второй вариант, в конфигурации "Комплексная автоматизация" системы программ "1С:Предприятие 8" введен системный отчет с названием Монитор эффективности.

Необходимо лишь настроить желаемые параметры этого отчета.

Предвижу закономерный вопрос: "А почему надо что-то еще настраивать?"

Давайте разберемся!

Индивидуальный диагноз или "средняя температура по больнице"?

Человеческие организмы столь различны и индивидуальны, настолько отличаются по своей физиологии (в зависимости от места рождения и проживания, от закаленности и тренированности, от множества причин), что для одного, например, подъем температуры тела на несколько десятых - дело привычное и рядовое, а для другого - признак беды. То же и в бизнесе - в зависимости от величины компании и вида (или видов) деятельности, ее местоположения и состояния рынка, а также от многих других причин, например, колебания дефицита денежных средств в размере нескольких сотен тысяч рублей могут быть небольшим рабочим (порой - сезонным) отклонением, а могут и поставить компанию на грань существования.

Это сродни той ситуации, если бы медицинские приборы были запрограммированы на особенности своих пациентов и при очередной диагностике конкретного пациента включалась бы настройка именно на его специфические параметры.

Именно таким образом устроен Монитор эффективности - его настройки просто не могут быть абсолютно универсальными. В некоторой части настройки монитора вы вполне можете использовать уже имеющиеся наработки (о чем будет сказано ниже). Но только будучи настроенным на индивидуальные особенности данного бизнеса, данной конкретной компании, он позволит руководителю или иному ключевому менеджеру наилучшим образом диагностировать состояние "организма" его организации или отдельных его составляющих.

И тогда…

Одним взмахом руки…

…А точнее - несколькими кликами мышкой, можно в итоге получить отчет, например, такого характера:

Рис. 1

В нем есть несколько групп показателей, таких, как "Денежные средства", "Задолженность дебиторов", "Кредиторская задолженность", "Продажи", "Клиенты", в каждом разделе предусмотрен мониторинг от одного до нескольких показателей. Поскольку руководителю необходима информация всех видов - фактическая, плановая и сопоставляющая план и факт, то набор приведенных (настроенных в отчете) показателей имеет в своем составе и эти варианты, помимо основного - сравнения показателей выбранного текущего периода с выбранным же, но уже прошедшим периодом.

Давайте разберем - что и в связи с чем видит в отчете руководитель, какие выводы можно сделать из полученной информации и на какие решения и действия влияет увиденное.

Рассуждения руководителя над Монитором эффективности

Деньги - если продолжить ассоциацию с "организмом организации" - это, безусловно, "кровь" бизнеса, наполнение ими должно быть достаточным, не должно быть застойных явлений (дисбаланса между ожидаемым поступлением и необходимыми выплатами). Поэтому в первую очередь наш гипотетический руководитель обращается к группе показателей Денежные средства и видит, что совокупный остаток денежных средств значительно вырос по сравнению с предыдущим периодом. Вроде бы есть все основания радоваться, потому что это дает в итоге индикацию состоянии как хорошего, а динамику - положительную. Но и состояние, и динамика относятся именно к данному параметру - то есть Остатку денежных средств. Однако за счет чего образовался этот остаток? То, что увеличилось поступление денежных средств - очевидно (хотя мы имеем положительную динамику, но состояние поступления денежных средств индицируется как удовлетворительное), а что с расходованием?

Посмотрим на соответствующие показатели: Выплаты денежных средств за текущий период уменьшились по сравнению с предыдущим периодом.

За счет чего?

Если мы взглянем в группу показателей Кредиторская задолженность, то станет очевидным тот факт, что она значительно выросла, причем настолько, что в соответствии с настроенными величинами отчет показывает нам тревожное состояние. Это говорит в том числе и о том, что денежных средств не хватает для погашения всей накопившейся кредиторки (а это угроза применения штрафных санкций от поставщиков, а если детализировать отчет - то может выясниться, что и от налоговых органов). Отчего не хватает денежных средств - видимо от того, что растет и сумма дебиторской задолженности - нам плохо платят наши покупатели! Причем, настолько плохо, что состояние индицируется как тревожное.

Приходится констатировать, что и продажи значительно упали и хотя состояние пока отмечается как удовлетворительное, но уже в критической зоне. Что вместе с выросшей дебиторской задолженностью создает весьма удручающую картину состояния бизнеса и требует принятия срочных управленческих мер.

Если у руководителя будет желание не проходить полную цепочку таких рассуждений, а обратить внимание только на показатели, состояние которых оценивается как тревожное - можно соответственно изменить настройку монитора и тогда отчет будет выглядеть, например, вот так:

Рис. 2

Таким образом в уже настроенном отчете можно очень гибко использовать временные и индикаторные настройки для решения конкретной сиюминутной задачи.

Но для этого монитор должен быть контекстно настроен!

Преодоление "языкового барьера"

Прежде, чем приступить к разговору о возможностях контекстной настройки, необходимо отметить, что Монитор эффективности позволяет устранить один из основных барьеров в общении руководителя, как "капитана бизнеса" с ключевыми специалистами узкой (или относительно узкой) специализации. Понятия, которыми оперирует руководитель в своей - системной и обобщенной - картине видения бизнеса, отличаются от тех узкоспециализированных понятий и терминов, которые используют специалисты по направлениям: свой "птичий язык" существует у бухгалтеров, свой - у маркетологов, свой - у производственников, свой - у менеджеров по работе с клиентами и т.д. Более того, одни и те же термины в устах опять же бухгалтера и менеджера по продажам могут значить не одно и то же: например в понимании продажника "доход" - это вся суммы стоимости проданного товара, а в понимании бухгалтера размер дохода будет отличаться на сумму НДС с продажи. А если еще принять во внимание временной фактор, то возникает и такая коллизия, когда доход в устах финансиста означает поступление реальных денег, а в устах бухгалтера - всего лишь факт отгрузки (реализации).

Как руководителю при этом получить сбалансированную информацию? Способ существует только один - интерпретировать специальные термины в единое поле информационных показателей, выраженных как в виде числовых, так и визуально-знаковых формах.

Монитор эффективности по своей сути - это конструктор, набор из универсальных и контекстных "паззлов", из которых для специфики конкретного предприятия можно построить такое информационное "панно", которое даст общую картину, не загружающую поле зрения руководителя деталями, но при этом детали - в любом специфическом наборе могут быть доступны в виде расшифровки, если в этом у руководителя возникнет необходимость.

Быстрота и удобство оценки

Каждый из "паззлов" - это определенный показатель из различных специализированных областей - это и финансы, и логистика, и задолженности (как дебиторская, так и кредиторская), и производство, и заказы - и многое другое. Предлагаемая конструкция Монитора позволяет выстроить для руководителя систему показателей не только в необходимом для принятия управленческих решений наборе, но и наблюдать за ними в любой выбранной временной динамике. Для этого существует возможность настройки, отраженная в полях одноименной формы.

Рис. 3

Всего лишь определив необходимую дату как текущую, можно обрабатывать данные системы в любом варианте дат и периодов (см. врезки на рис. выше). Например, поле Смещение предыдущего периода соотносится с выбранным значением в поле Периодичность анализа и позволяет анализировать показатели для предприятий, имеющих, например, сезонные девиации продаж - стоит лишь выставить для сравнения аналогичные периоды разных лет. А в случае, если руководителю потребуется определить текущие показатели предприятия по отношению к докризисному состоянию, то смещение предыдущего периода следует установить в таком количестве месяцев, которые отделяют предприятие от периода устойчивой работы.

Если говорить о количественных характеристиках динамики показателей, которые, безусловно, могут в значительной степени отличаться для различных предприятий (для одних отклонение в резервах денежных средств в размере нескольких тысяч - рабочий процесс, а для иных - "опасная зона"), то группа переключателей Индикаторы (см. рис. выше) переведет числовые показатели (на анализ которых требуется больше времени и сил у пользователя отчета) в визуальную зону. Монитор эффективности предлагает не только цветовые решения индикаторов динамики (позитивная, негативная и стабильная) и состояния (хорошее, удовлетворительное и тревожное), но и возможность определить границы таких оценок. Каким образом это можно сделать - об этом будет рассказано далее в статье. Кроме того, для экспресс-анализа состояния дел можно выводить (отбирать) для просмотра лишь те показатели, которые отвечают тому или иному значению индикаторов. Например, можно вывести для просмотра лишь те показатели, которые отвечают признакам негативной динамики и тревожного состояния, чтобы принять решение о том, куда должны быть в данный момент максимально направлены ресурсы управленческой "службы спасения". Для этого стоит лишь установить соответствующие флажки. Если же необходим сравнительный анализ всего бизнеса - то флажки можно установить все и по состоянию индикаторов определить благополучные и неблагополучные направления. В соединении с описанными выше настройками временных периодов индикаторы позволят мгновенно оценить и сравнить степень "плавучести" предприятия.

Показатели Монитора эффективности раскрываются через Произвольные отчеты. Чтобы их создать с учетом специфика вашего предприятия, необходима помощь специалиста, владеющего СКД (Схема компоновки данных). Однако, если такого специалиста у вас нет, то вполне можно воспользоваться набором уже сконструированных Произвольных отчетов, которые доступны любому зарегистрированному пользователю конфигурации Комплексная автоматизация, так как в дистрибутиве имеется демонстрационная база данных. С набором этих произвольных отчетов можно ознакомиться, если пройти в Полном интерфейсе по меню Сервис-Произвольные отчеты. Тут же можно сделать выгрузку этих отчетов для использования в вашей рабочей базе.

Рис. 4

Перейдя в вашу рабочую информационную базу Вы по тому же пути меню (Сервис-Произвольные отчеты) можете загрузить весь пакет Произвольных отчетов и использовать их в своей работе.

Рис. 5

Выше упоминалось о том, что любой показатель Монитора эффективности может быть детализирован, расшифрован. Расшифровки определяются (настраиваются) особо для каждого показателя Монитора и ими могут служить как отчеты, уже заложенные в типовой конфигурации, так и произвольные отчеты.

Рассмотрим процесс формирования показателя Монитора эффективности на самом простом примере.

Шаг за шагом

Поскольку, как уже отмечалось, наличие денежных средств у предприятия - это один из показателей его возможностей функционирования в бизнес-среде, допустим, что первое, что может заинтересовать нашего руководителя (или кого-то из ключевых менеджеров) - это остаток денежных средств во всех ресурсах предприятия (наличных и безналичных, рублевых и валютных).

Открываем окно Монитора эффективности (в Полном интерфейсе это можно сделать через меню Отчеты-Монитор эффективности).

В нижней части формы Монитора эффективности нажимаем пиктограмму Настройка и выбираем Настройка структуры.

Рис. 6

В открывшейся форме, в свою очередь, выбираем пиктограмму Добавить: открывается форма настройки показателя.

В ней мы выберем один из произвольных отчетов, которые были до этого либо сформированы конкретно для данного предприятия, либо загружены из демонстрационной версии.

Рис. 7

Если на этом этапе сохранить выполненную настройку, то мы можем уже формировать Монитор эффективности (пока с единственным показателем). Однако, стоит предусмотреть желание руководителя раскрыть предоставленный монитором показатель в деталях, в нашем случае ему может понадобиться информация - а в каких именно источниках размещены эти денежные средства.

Перейдем в форме настройки показателя на закладку Расшифровки. Заполнение вариантов расшифровки показателя можно начать непосредственно с выбора в поле с тем же названием - Расшифровка. Первое, с чем предлагает определиться система - что вы выберете для расшифровки - Отсеет (один из списка встроенных в систему отчетов) или Произвольный отчет (из тех, что вы либо создали сами, либо позаимствовали из других источников, в нашем случае - из "коллекции" произвольных отчетов демонстрационной базы).

Рис. 8

Расшифровка может быть не единственной, вы можете предложить их ровно столько, сколько необходимо. Например, две: одну по форме встроенного отчета, а вторую - по форме Произвольного отчета.

Рис. 9

Теперь можно сохранить настройку и попробовать сформировать данные Монитора эффективности с единственным, настроенным нами, показателем. Порядок действий по расшифровке помечен на рис.

Рис. 10

Но такое применение Монитора достаточно примитивно, "плоско", и дает недостаточно "быстрой" информации, потому что мы пока не определили смысловые критерии оценки произошедших изменений и нам предстоит увидеть только числовое абсолютное значение как показателя текущего периода, так и разницу между ним и аналогичным показателем заданного для сравнения предыдущего периода. Таким образом, наш руководитель будет лишен возможности быстрой оценки показателя.

Давайте усовершенствуем настройку нашего показателя!

Для этого вернемся в форму настройки показателя и перейдем на вторую закладку формы его настройки (Индикаторы) и зададим границы определения как относительного (Границы динамики), так и абсолютного (Границы состояния) индикаторов (см. рис. ниже, врезка).

Например, определим, что пятипроцентное уменьшение данного показателя мы отнесем к негативной динамике, а пятипроцентное повышение - к позитивной. Также установим, что объем остатка денежных средств ниже 6,5 млн.руб. мы будем считать удовлетворительным, а снижение его до уровня 5 млн. - тревожным показателем.

Теперь сохраним настройку показателя и сформируем Монитор эффективности, установив в его настройке запрос показывать все индикаторы - как по динамике, так и по состоянию.

Рис. 11

В строке показателя Остаток денежных средств индикаторы показывают нам, что по сравнению с прошлым (выбранным нами) периодом, мы имеем негативную динамику при пока еще удовлетворительном состоянии.

При настройке индикаторов по различным показателям следует внимательно относиться к смысловому наполнению роста или убывания суммовой или процентной составляющей показателя.

Например, возьмем показатель продаж. Вряд ли кто-то оспорит тот факт, что увеличение выручки от продаж по сравнению с предыдущим периодом - это положительный фактор динамики. В то же время, если говорить о показателе дебиторской или кредиторской задолженности, то их увеличение - это динамика негативная. И в контексте отдельного предприятия, например, стабильная динамика может быть определена в границах ± 10%, а для иных - и ±25%. Все очень индивидуально!

Если же говорить об индикации состояния, то, как уже отмечалось выше, для одних предприятий порог суммарного остатка денежных средств, например, в 500 тысяч рублей - это норма (которую мы можем квалифицировать как хорошее состояние), а для иных - тревожный показатель!

Вот мы и пришли снова к вопросу о том, возможно ли сделать универсальные настройки Монитора эффективности по принципу "one size" для абсолютно всех предприятий- пользователей типовой конфигурации! Разумеется, это невозможно! А вот настроить показатели Монитора "под себя", "подогнать по фигуре" вашего предприятия - не только можно, но и необходимо!

Итак, если результат настройки отчета вас удовлетворил, то сохраните вариант отчета, иначе плоды ваших трудов будут потеряны, ибо действуют только в данном сеансе работы с Монитором эффективности. Для этого используйте соответствующую пиктограмму в нижнем правом углу формы Настроек Монитора.

Во всей полноте…

Настроенный нами показатель - один из многих, которые вы можете аналогичным образом настроить в соответствии с потребностями вашего конкретного предприятия. Для каждого из новых настроенных показателей вы выберете свои варианты расшифровки и свои критерии для индикации как текущего состояния, так и произошедших с прошлого периода изменений.

Определить - сколько и каких показателей вам необходимо настроить, может лишь руководитель и ключевые лица менеджмента предприятия исходя из своих потребностей. Состав показателей монитора эффективности следует оптимизировать - неудачным можно считать как малое количество показателей с неотрегулированными индикаторами, так и чересчур большое с, возможно, повторяющимися в разных разрезах идентичными показателями. В первом случае КПД Монитора эффективности будет низким из-за малого количества "датчиков" состояния "организма" организации (за исключением, разве что небольших предприятий с несложным набором деятельности и функций). Во втором - избыток информации вызовет перенасыщение ею, что приведет к "отключке" каналов ее восприятия и потере ценности этой информации для управленческих решений.

Чтобы исключить негативное воздействие мониторинга избыточного количества показателей, следует "разделить" набор этих показателей по функциям ключевых управленцев предприятия, создать как бы некую иерархию вариантов Монитора, соответствующую компетенции каждого из управленцев. А для вариантов отчета директору или генеральному директору оставить лишь самые общие, главные показатели.

Таким образом, продолжая традиции системы программ 1С:Предприятие 8, Монитор эффективности позволяет самому пользователю применять гибкие настройки для решения задач управления предприятием.