Какой директор не мечтает, чтобы утром каждого рабочего дня рядом с традиционной чашкой ароматного кофе на его столе лежал информативный, достоверный, актуальный, но вместе с тем лаконичный отчет о состоянии дел в компании? В статье Владимира Шестоперова (ВЦ "Раздолье"), Алексея Кислова и Станислава Митрохина (фирма "1С") рассмотрены несколько примеров использования "рапорта руководителю" для анализа ситуации на предприятии.

Как получить оперативную информацию о состоянии дел на предприятии

Перед руководством любого предприятия всегда стоит вопрос: как оперативно получить всю необходимую информацию о состоянии дел на предприятии. Руководителя могут интересовать все аспекты деятельности: кредиторская и дебиторская задолженность, графики платежей и планы поступлений денежных средств, текущие объемы продаж и валовая прибыль и многое другое. На практике это нередко выливается в толстую пачку отчетов от разных служб предприятия, которые ежедневно загромождают стол руководителя. Разобраться в таком объеме информации, разобщенной и зачастую противоречивой, довольно сложно, а значит, руководитель вместо инструмента, помогающего оперативно принимать решения на основании сложившейся ситуации, получает головную боль в виде трудоемкой и кропотливой работы с большим количеством разрозненных бумаг. Даже в условиях стабильности и процветания это может помешать развитию бизнеса, а в условиях нагрянувшего кризиса это может привести к самым плачевным последствиям.

Понятно, что в качестве источника актуальной и достоверной информации, необходимой для принятия решений, руководители рассчитывают на современные информационные системы. При этом в кризисной ситуации руководителю необходимо принимать решения оперативно и времени на то, чтобы детально изучить все возможности системы - средства интерактивного анализа ситуации, получения детальных расшифровок показателей и т.д. - у него может просто не хватить. Поэтому очень важно, чтобы информационная система служила активным источником необходимых сведений, поставляла их на регулярной основе, в заданное время, в удобной и наглядной форме, чтобы ключевые показатели можно было охватить одним взглядом. В управленческих решениях системы "1С:Предприятие 8" для этих целей предусмотрен отчет "Рапорт руководителю". Он отвечает на вопросы "Сколько и кому мы должны?", "Какие поступления и выплаты запланированы в ближайшем будущем?", "Насколько эффективно работают менеджеры?", "Какими финансовыми ресурсами мы можем располагать?" и многие им подобные. Он позволяет получать информацию о положении дел в компании одним кликом не только в виде таблиц, но и разнообразных графиков и диаграмм, позволяющих быстро определить качественные закономерности, взаимосвязи между ключевыми показателями и основные тенденции их изменения. Функция "drill-down" позволяет получить разнообразные детальные расшифровки агрегированных показателей, что еще более упрощает интерпретацию информации и позволяет получать ответы на уточняющие вопросы без обращения к сотрудникам.

Контроль оборотных средств

Кризис привел к дефициту оборотных средства, заемные средства стали слишком дороги, необходимо найти источники оперативного финансирования, остановить необоснованный расход средств.

Используем "Рапорт руководителю", он содержит инструментально - аналитический пакет отчетов для контроля над оборотными средствами (Рис.1):

• Денежные средства. Остатки денежных средств на расчетных счетах и в кассе, изменения за день и период в абсолютном и процентном выражении.
• Дебиторская и кредиторская задолженность. Дебиторская и кредиторская задолженность, в том числе просроченная, изменения за день и период в абсолютном и процентном выражении.
• Расчеты с подотчетными лицами за день и произвольный период.
• Данные по остаткам и движению товаров на складах, в том числе данные по зарезервированным товарам, переданным на реализацию и свободных остатках товаров.
• Сводные данные по оборотным средствам и оборотному капиталу.

Рисунок 1. Оборотные средства.

Вопросы контроля оборотных средств тесно связаны с прогнозированием и общим учетом денежных средств на предприятии.

Контроль финансовых ресурсов

Для принятия решений в условиях кризиса необходима уверенность в том, что инициируемые действия будут сопровождаться необходимыми финансовыми ресурсами в нужные моменты.

Используя "Рапорт руководителю", поставим под контроль прогнозирование движения денежных средств (рис.2.1 - 2.3)

• Движение денежных средств (рис.2.1). Данные о движении денежных средств за день и период на расчетных счетах и в кассах компании.
• Планируемые поступления и платежи (рис.2.1). Анализ плановых данных о поступлениях и платежах на расчетных счетах и в кассах компании, а также сопоставление плановых и фактических данных в абсолютном и процентном выражении.
• Платежный календарь (рис. 2.2). Данные о планируемых платежах, поступлениях и остатках денежных средств за день и период.
• Остатки денежных средств на расчетных счетах и в кассах компании. Данные выводятся в виде диаграмм.
• Приход и расход денежных средств в разрезе статей движения (рис. 2.3). Данные выводятся в виде диаграмм.

Рисунок 2.1. Денежные средства. Движение денежных средств и планируемые поступления и платежи.

Рисунок 2.2. Денежные средства. Платежный календарь.

Рисунок 2.3. Денежные средства. Диаграммы движения денежных средств в разрезе статей движения.

Анализ продаж

Не допустить значительного снижения продаж товаров и услуг в период кризиса -важнейшая задача для руководителя предприятия, мониторинг динамики данных процессов в абсолютных и относительных единицах измерения должен быть как можно более оперативным и достоверным, необходимы ответы на вопросы:

• На какую сумму было продано продукции?
• Сколько денег было получено за период?
• Какова прибыль, что с ее динамикой?

Инструмент "Рапорт руководителю" позволит проанализировать (рис. 3.1, 3.2):

• Объем продаж (рис. 3.1). Данные об объеме продаж за период в сравнении с плановыми данными.
• Соотношение объема продаж и поступления денежных средств.
• Валовая прибыль за период. Данные о валовой прибыли за период в процентном и суммовом выражении в виде диаграмм.

Рисунок 3.1. Продажи и поступления за период.

Рисунок 3.2. Валовая прибыль за период.

Анализ товарных запасов

В складских запасах, возможно, необоснованно заморожена часть так необходимых сейчас оборотных средств.

"Рапорт руководителю" содержит отчеты (рис. 4):

• Оценка ликвидности склада. Оценка ликвидности складов компании за период в сравнении с предыдущим периодом и аналогичным периодом прошлого года в указанных ценах
• Себестоимость товарных запасов. Оценка закупленных за период товаров в сравнении с предыдущим периодом и аналогичным периодом прошлого года

Рисунок 4. Себестоимость товарных запасов

Оперативная информация в условиях кризиса необходима без задержек - особенностью "Рапорта руководителя" является возможность формирования и передачи отчета руководителю автоматически.

Можно сохранять отчет, отправлять его по электронной почте, для этого нужно указать адреса электронной почты, по которым будет проводиться рассылка. В таблице "Время автопубликаций" можно указать время, в которое будет происходить автоматическое формирование и отправка отчета.

Рисунок 5. Настройка дополнительных параметров отчета.

Таким образом, "Рапорт руководителю" может быть полезен при мониторинге воздействия антикризисных мероприятий на комплексное состояние предприятия в режиме реального времени - он позволяет выставить определенные контрольные значения, которые будут отслеживаться при организационных изменениях. Состав отчетов в "рапорте руководителю" можно расширять под специфику каждого предприятия, используя систему отчетности "1С:Управление производственным предприятием" и развитые аналитические возможности системы программ "1С:Предприятие 8".

Мнение наших клиентов

Тамара Сергеевна Шушпанова, генеральный директор ЗАО ЦПТА: "Темп производства таков, что я не могу тратить время на бесконечный сбор данных из разных служб и их структурирование. Теперь я могу получать необходимые мне сведения нажатием нескольких кнопок, при этом не сомневаться ни в их достоверности, ни в их актуальности".