Фирма "1С" подготовила комплект специальных отчетов, помогающих управляющим и руководителям компаний проводить экспресс-анализ финансового состояния предприятий в условиях экономического кризиса*. Предлагаемая статья В.Н. Хомичевской, независимого консультанта, продолжает цикл статей "антикризисной" тематики и посвящена оперативному контролю и анализу структуры оборотных средств с использованием штатных средств "1С:Бухгалтерии 8" (начиная с версии 1.6.11).

Активы, формирующие оборотные средства

В комплекте антикризисных отчетов после отчета о движении денежных средств второе по значимости место занимает отчет об оборотных средствах, показывающий руководителю "картину оборотки". Оно и понятно - не деньгами едиными живо предприятие. Несмотря на то, что деньги - самый "оборотный" или, как говорят финансисты, "ликвидный" актив, даже очень высокая скорость их оборачиваемости не означает автоматически, что деятельность предприятия в целом эффективна. Ведь оборотные средства имеют сложную структуру - кроме собственно денег, это и материалы, и запасы товаров и собственной продукции, и дебиторская задолженность покупателей, остатки незавершенного производства, объем брака в производстве... И эффективность, а значит, и прибыльность, успешность компании в целом зависит от эффективности использования каждого вида оборотных средств.

В быстроменяющейся обстановке требуется оперативно отслеживать структуру оборотных средств

Безусловно, у каждого предприятия в "безкризисные" времена складывалась собственная, специфическая структура оборотных средств, непосредственно зависящая от вида и характера производства, которая через систему финансовых показателей отражала устойчивость и ликвидность предприятия.

Например, если производство материалоемкое, то и долевое вхождение материалов в структуру запасов, вероятно, было довольно значительным. При этом для оценки оборачиваемости материалов весьма важен ответ на вопрос, создавало ли предприятие их собственные запасы (задел), или стратегия базировалась на надежности логистической службы и "производстве с колес".

Если производство характеризовалось преимущественно коротким циклом, то доля незавершенного производства ("незавершенки") в структуре обротных активов, скорее всего, была несущественной. Если же производственный технологический цикл охватывал период, значительно превышающий календарный месяц, "незавершенка" могла составлять весомую часть оборотных средств предприятия.

Свои особенности присущи и другим составляющим структуры оборотных активов. Поэтому, когда деятельность предприятия катилась как по накатанной лыжне, структура оборотных активов с высокой долей вероятности не претерпевала значительных изменений во времени (разве что в связи с сезонными циклами спроса на продукцию и услуги), а управленческая оценка "картины оборотки" частенько ограничивалась просмотром квартального бухгалтерского баланса.

В спокойные "тучные годы" структура и состав оборотки частенько рассматривались руководителями как "сугубо бухгалтерская" информация, не вполне достойная внимания реального управленца.

Совершенно иное дело - период финансового кризиса, когда велика вероятность существенного изменения значения всех активов и структуры оборотных средств. Именно в такие неспокойные периоды бухгалтерская программа помогает руководителю оперативно (еженедельно, а то и ежедневно) оценивать состояние оборотных средств, информация о котором формируется "1С:Бухгатерией 8" настолько быстро, насколько быстро фактические данные первичных документов отражаются в информационной базе.

Давайте взглянем на форму отчета Оборотные средства из антикризисного комплекта управленческой отчетности "1С:Бухгалтерии 8" (см. рис. 1) и попробуем разобраться, какую управленческую информацию об оборотных средствах может извлечь руководитель из этого "чисто бухгалтерского" программного продукта.

Отчет дает возможность руководителю увидеть структуру оборотных средств в целом, что называется, "с высоты птичьего полета", не дожидаясь при этом формирования традиционной формы баланса в конце квартала, когда принимать управленческие решения может оказаться уже поздно.

Процесс управления начинается с планирования поступлений и расходов. Хозяйственные операции, такие, как закупка товара, продажи, работа розничного торгового зала, расчеты с арендодателями и с персоналом можно отражать в системе по факту их завершения - это пассивный подход, реализуемый в системах учета. А можно планировать, контролировать исполнение, учитывать фактически совершенное и анализировать отклонения - это активный подход, поддерживаемый системами управления, именно этот подход позволяет предприятиям эффективно работать в условиях кризиса.

Такой антикризисный отчет не требует от руководителя финансовой и программно-пользовательской квалификации - достаточно выбрать в настройке периода отчета единственный день (очевидно, что этой датой может быть только дата окончания месяца, так как состояние незавершенного производства может быть отражено только после формирования документа, "закрывающего" результаты месяца, как это отражено на рис. 1).

В отчете показаны номинальные показатели и долевые составляющие в процентах по каждому из видов оборотных активов, включая, разумеется и денежные средства, и задолженность покупателей (по которым существуют отдельные детализирующие отчеты в комплекте антикризисных отчетов).

Оценить изменения по сравнению со спокойными временами, чтобы принять решения

Однако в неспокойные времена, когда ситуация в бизнесе может измениться довольно быстро, одной статичной "картины оборотки" часто бывает недостаточно. Управленцу важно понять, как и насколько быстро изменяется структура оборотных средств (состав и соотношение отдельных ее составляющих), какие виды оборотных средств растут либо сокращаются как в стоимостном, так и в количественном выражении.

Для оценки динамики таких изменений зададим в отчете интервал, который "свяжет" состояние оборотных средств в еще "спокойные" времена и актуальное их состояние - для этого необходимо лишь расширить интервал периода отчета, "захватив" тот период, в котором предприятие работало еще в привычном для себя ритме (рис.2).

Информации отчета вполне достаточно, чтобы руководитель смог оценить динамику изменения структуры оборотных средств относительно времени "спокойного" ведения бизнеса. Данные об оборотных средствах приведены в отчете как в абсолютном денежном выражении, так и в процентах к общему объему оборотных средств. И сравнение даже только этих показателей позволяет увидеть, какие именно изменения произошли в структуре оборотных средств, включая появление новых их видов либо исчезновение ранее существовавших.