Своевременное получение полной информации о себестоимости выпускаемой продукции является необходимым условием эффективного управления предприятием. Понимая то, насколько важна эта информация для принятия экономически обоснованных управленческих решений, руководители компаний неминуемо сталкиваются с поиском надежного и простого инструмента, обеспечивающего ее получение. В настоящей статье В.Н. Хомичевская, независимый консультант, рассматривает механизм отслеживания данных о себестоимости с помощью опций конфигурации "Комплексная автоматизация" системы программ "1С:Предприятие 8".

Назначение данных о себестоимости

Устойчивость предприятия зависит от многих взаимосвязанных факторов, в числе которых далеко не последнее место занимает себестоимость выпускаемой продукции, выполняемых работ или услуг. И управление себестоимостью или, как минимум, контроль за ее динамикой при изменяющемся по многим параметрам рынке - дело для руководителя важное. А оперативное отслеживание себестоимости в условиях нестабильного кризисного периода становится еще более важной задачей.

В отличие от таких, например, показателей, как объем продаж, состояние задолженностей и количественный выпуск продукции, себестоимость имеет немало свойственных только ей особенностей, заложенных в ее экономический смысл, в ее составляющие. А именно - она может быть точно (по факту) рассчитана лишь в конце месяца, когда воедино собираются не только прямые затраты, вошедшие непосредственно в стоимость продукции или услуг в качестве материалов и услуг производственного характера, но и такие затраты, как оплата труда рабочих, амортизация использованного оборудования, а также затраты косвенные, относящиеся к тому же блоку управления предприятием. Таким образом, оперативностью тут и "не пахнет", особенно если учесть условия нашей страны, наших расстояний, когда документы, отражающие те или иные затраты, могут порой сильно запаздывать к сроку завершения ежемесячных регламентов.

Для оперативного формирования себестоимости в течение месяца типовая конфигурация "1С:Комплексная автоматизация 8" имеет специально встроенный механизм, который позволяет организовать автоматическое (по расписанию) проведение документа Расчет себестоимости. Для его использования необходимо ввести соответствующую информацию в справочник "Настройки расчета себестоимости" из интерфейсов "Полный" и "Заведующий учетом".

И все же, пусть не "благодаря", а "вопреки" такому положению дел, руководитель просто не может не мониторить - из чего же и как складывается себестоимость выпускаемой его предприятием продукции или оказываемых услуг.

Немного теории

Различные конфигурации системы "1С:Предприятие 8" в зависимости от их назначения - строго для регламентированного учета или для учета управленческого - решают эти задачи, разумеется, по-разному. "1С:Комплексная автоматизация", которая включает в себя одновременно и бухгалтерские и управленческие возможности, предоставляет пользователю выбор, как и в каком разрезе контролировать ту себестоимость, которая складывается в процессе производства.

Затраты (на производство, на административные нужды) - пожалуй, наиболее объемная и сложная (с точки зрения детализации) часть учета. В зависимости от вида производства или оказываемых услуг состав затрат может сильно отличаться у разных организаций. Различие может состоять также в оргструктуре организации (составе ее подразделений), видах и группировке выпускаемой продукции (для прямых затрат) и во многих других специфических для нее "мелочах".

Нужно отметить, что общей и единой рекомендации для мониторинга затрат различными предприятиями дать невозможно, можно лишь обозначить самые общие, так сказать "классические", варианты.

Если начать с главного, то этим главным по праву станут статьи затрат. Они могут быть более или менее детальными (в зависимости от потребностей предприятия), но укрупнено будут состоять из следующих составляющих, пропорции которых относительно друг друга зависят, как правило, от вида деятельности:

• материальные затраты;
• оплата труда;
• амортизация оборудования (основных средств) и нематериальных активов;
• прочие (различного рода услуги);
• налоги, относимые на себестоимость;
• разное (командировочные расходы, страхование, представительские и др.).

В зависимости от размера предприятия представленные выше виды затрат могут быть более или менее детальными (у больших предприятий и потребности в аналитике больше). Тем не менее само понятие "статьи затрат" не заменяет понятие собственно "затрат". Те же материальные затраты как минимум делятся на материалы для основного производства, материалы для административных нужд (чаще всего это канцтовары и расходные материалы), на стоимость списанных полностью или долями инвентаря, спецодежды или спецоснастки и т. д. И эти перечисленные обобщенные затраты в свою очередь состоят из переданных в производство или на иные цели конкретных материалов, представленных в типовых конфигурациях как элементы справочника "Номенклатура".

От теории - к практике

Таким образом, запрос руководителя, заинтересованного в том, чтобы себестоимость продукции была адекватной рыночной ситуации, может звучать примерно в таких формулировках:

• Какова на текущий момент себестоимость каждой единицы выпущенной продукции? Нет ли тенденции к тому, что стоимость выпуска в скором времени будет критичной по отношению к ценам продажи этой продукции?
• Какова текущая стоимость основного материала, использованного для производства определенного вида продукции, не приведет ли рост цен на него к необходимости диверсификации деятельности предприятия?
• Какова доля потребления того же материала различными собственными подразделениями, включенными в технологический цикл производства?
• Какие материалы использованы на какие виды выпускаемой продукции, работ или услуг?

В перечисленных примерах вопросов сделан акцент на материалах, но в той же мере в них могли фигурировать и иные виды затрат.

Богатый выбор различных отчетов, встроенных в типовую конфигурацию "1С:Комплексная автоматизация" может дать ответ на самые детальные вопросы. Важно только четко этот вопрос сформулировать, а затем "переложить" его на язык объектов аналитики типового решения, чтобы сделать настройку выбранной формы отчета.

Нынешнее поколение отчетов, выстроенных на базе СКД (Схемы компоновки данных), позволяет сконструировать многочисленное число настроек, различных по аналитике и группировке данных.

Давайте рассмотрим в качестве примера отчет, отвечающий на первый из приведенных выше вопросов. Итак, для того чтобы понять, какова себестоимость единицы выпускаемой продукции, открываем отчет Выпуск продукции и услуг со стандартной настройкой полей.

Эта стандартная настройка предусматривает только вывод информации о количестве и стоимости выпущенной продукции. А нас интересовала себестоимость каждой единицы. Поэтому, чтобы в отчете, представленном на рис. 1, появилась желаемая колонка "За единицу", потребуется внести в первоначальную настройку отчета минимальные дополнительные настройки. Они представлены на рис. 2.

Рис. 1

Рис. 2

На закладке Поля, обозначенной на рис. 2 номером 1, изначально были настроены лишь два поля (колонки) - "Количество (Количество выпуск)" и "Стоимость". А для отражения информации о себестоимости единицы продукции мы добавили новое пользовательское поле (на одноименной закладке) - "За единицу", настройка которого приведена на врезке, обозначенной номером 2. В него введена формула расчета - деления значения колонки "Стоимость" на значение колонки "Количество", - пример которой также вынесен на врезку.

Хорошо. Себестоимость единицы продукции посмотрели, оценили, сделали свои управленческие выводы. Но из чего эта себестоимость сложилась, какие затраты вошли в нее и в каких размерах?

Дополним наш примерный управленческий запрос детализацией материальных затрат. Соответственно и отчет выберем тот, который отвечает поставленной задаче. В нашем случае обратимся к отчету Анализ движения МПЗ и затрат. Допустим, нам необходимо видеть сразу и сами затраты, и статьи затрат, по которым они были учтены в производстве. То есть, для нашей текущей задачи желательно получить отчет, представленный на рис. 3.

Рис. 3

Для того чтобы он выглядел именно так, мы немного поучаствуем в стандартной настройке. В нашем случае внесем необходимые группировки полей и с помощью флажков оставим для формирования только колонку расхода (как по количеству, так и по сумме). На рис. 4. отмечена часть из описанных настроек.

Рис. 4

Для получения более точной информации - сколько, каких материалов использовано для выпуска того или иного вида продукции - пойдем дальше. В нашем случае поставим себе задачу увидеть использование МПЗ на выпуск тех или иных номенклатурных групп.

Ответом станет использование того же отчета, но со слегка измененными настройками. Результат, представленный на рис. 5, позволяет уже более детально увидеть количество и суммы списанных на те или иные виды продукции материалов.

Рис. 5

Что должно измениться в настройках? Ответ на этот вопрос на рис. 6.

Рис. 6.

Как видно из представленных примеров и иллюстраций, имеющиеся в изобилии в конфигурации "1С:Комплексная автоматизация" аналитические разрезы дают возможность рассматривать затратные составляющие под разными углами зрения, обобщая их либо по подразделениям, либо по самим статьям затрат, либо (для прямых производственных расходов) еще и по номенклатурным группам или заказам (последнее - только для управленческого учета). Их можно по-разному компоновать, группировать, вносить необходимые элементы в уже подготовленные отчеты.

***

В завершение снова стоит отметить, что фактическая себестоимость в силу специфики ее состава в полной мере может быть сформирована лишь при завершении периода (месяца). Только тогда в нее войдет и амортизационная составляющая, и расходы на оплату труда, и доля административных (так называемых общехозяйственных) расходов. Большинство услуг периодического характера (такие, например, как коммунальные платежи, оплата мобильной связи и др.) включаются в себестоимость также лишь в конце месяца. В течение же месяца актуальный мониторинг фактических затрат возможен преимущественно лишь по материальной составляющей.